نوشتن شرح وظایف واضح و مختصر یکی از جنبه های حیاتی مدیریت منابع انسانی در هر سازمانی است. شرح شغل سندی است که به طور واضح و دقیق وظایف، مسئولیت ها و انتظارات مرتبط با هر نقش شغلی را مشخص می کند. این سند نقش حیاتی در استخدام، آموزش، ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان دارد.
در این مقاله، عناصر ضروری نوشتن شرح شغل موثر را بررسی خواهیم کرد. این عناصر به شما کمک می کند تا شرح وظایف دقیق، جامع و موثر را برای کارکنان خود ایجاد کنید.
اهمیت شرح وظایف در استخدام و استخدام
شرح شغل علاوه بر کمک به درک بهتر نقش ها و مسئولیت های کارکنان، نقش مهمی در جذب و استخدام نامزدهای مناسب دارد. سازمان ها با تعریف واضح وظایف، الزامات و مهارت های یک موقعیت شغلی در شرح وظایف، می توانند حقوق و مزایا را عادلانه تعیین کنند و شفافیت لازم را برای جویندگان کار فراهم کنند. . این شفافیت به جویندگان کار کمک می کند تا در مورد پذیرش یا رد پیشنهادهای شغلی تصمیمات بهتری بگیرند.
مراحل توسعه شرح شغل
برای نوشتن شرح شغل برای کارکنان، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
1. نمونه توضیحات شغلی برای موقعیت های مشابه را بیابید
Referring to job descriptions for similar positions in your industry can help you in developing job descriptions for your employees. You can use these samples as templates and modify them according to your organization’s specific needs. For example, you can categorize tasks as daily, weekly, and periodic, or redefine responsibilities based on your organizational structure .
استفاده از نمونه شرح وظایف مزایای بسیاری دارد، از جمله:
- صرفه جویی در زمان: By using samples, you don’t have to start from scratch and can save a lot of time.
- کاهش خطاها: نمونه ها معمولا توسط افراد متخصص تهیه می شود و بنابراین احتمال خطا در آنها کمتر است.
- ایجاد ثبات: استفاده از نمونه ها به شما کمک می کند تا از سازگاری در شرح وظایف در بخش های مختلف سازمان اطمینان حاصل کنید.
2. مقالات و راهنماهای نوشتن شرح کار موثر را بخوانید
مقالات و راهنماهای زیادی در مورد نوشتن شرح وظایف موثر وجود دارد. مطالعه این منابع می تواند به شما در درک اصول و قوانین نوشتن شرح شغل کمک کند. بهتر است از منابع به روز استفاده کنید و به قوانین و مقررات کار توجه کنید .
3. با متخصصان منابع انسانی یا مدیران با تجربه مشورت کنید
مشاوره با متخصصان منابع انسانی یا مدیران با تجربه در زمینه توسعه شرح وظایف می تواند به شما در نوشتن شرح وظایف کامل و دقیق کمک کند. این افراد می توانند نکات و راهنمایی های ارزشمندی را به شما ارائه دهند. به عنوان مثال، این افراد می توانند به شما در تعیین سطح حقوق و مزایا و همچنین کمک به رعایت قوانین کار کمک کنند. .
4. جمع آوری اطلاعات دقیق درباره وظایف، مسئولیت ها و انتظارات
برای نوشتن شرح شغل، باید اطلاعات دقیقی در مورد وظایف، مسئولیت ها و انتظارات مرتبط با هر نقش شغلی جمع آوری کنید. شما می توانید این اطلاعات را از طریق روش های مختلفی جمع آوری کنید:
- مصاحبه با کارکنان: مصاحبه با کارکنان فعلی در آن نقش شغلی می تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد وظایف و مسئولیت های آن شغل ارائه دهد.
- مشاهده عملکرد آنها: مشاهده مستقیم کارمندان در حین انجام کار می تواند به شما در درک بهتر وظایف و چالش های آن شغل کمک کند.
- بررسی اسناد مربوطه: بررسی اسناد مربوط به آن نقش شغلی، مانند گزارش عملکرد، می تواند اطلاعات مفیدی در مورد وظایف و مسئولیت های آن شغل ارائه دهد.
- پرسشنامه: استفاده از پرسشنامه می تواند به شما در جمع آوری اطلاعات از تعداد زیادی کارمند در مدت زمان کوتاه کمک کند.
5. مهارت ها، دانش و تجربه مورد نیاز را تعیین کنید
برای هر موقعیت شغلی، باید مهارت، دانش و تجربه مورد نیاز را تعیین کنید. این اطلاعات به شما در جذب و استخدام نامزدهای مناسب کمک می کند. همچنین باید سطح مهارت (مبتدی، متوسط، پیشرفته) را مشخص کنید. .
6. از زبان واضح، مختصر و قابل فهم استفاده کنید
When writing job descriptions, you should use clear, concise, and understandable language. Avoid using technical words and terms that may not be understandable to employees. Also, it is better to use action verbs in job descriptions. For example, instead of “responsible for answering the phone,” write “answers the phone” .
7. اطمینان از رعایت قوانین و مقررات کار
شرح شغل باید با قوانین و مقررات کار مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال، باید از تعیین تکالیف مغایر با قوانین کار خودداری کنید. برای آشنایی با قوانین و مقررات کار می توانید به منابع اطلاعاتی مختلفی مانند قانون کار، سایت وزارت کار و کتب قانون کار مراجعه کنید.
8. به طور منظم شرح شغل را مرور و به روز کنید
شرح شغل باید مرتباً بررسی و به روز شود. با توجه به تغییرات سازمانی و الزامات شغلی، ممکن است نیاز به تغییر وظایف، مسئولیت ها و انتظارات مرتبط با هر نقش شغلی باشد. عوامل مختلفی می تواند در به روز رسانی شرح وظایف موثر باشد، از جمله:
- تغییرات تکنولوژیک: با پیشرفت تکنولوژی، ممکن است نیاز به تغییر وظایف و مسئولیت های کارکنان باشد.
- بازخورد کارکنان: بازخورد کارمندان در مورد شرح وظایف می تواند به شما در بهبود و به روز رسانی آنها کمک کند.
- تغییرات در ساختار سازمانی: در صورت ایجاد تغییراتی در ساختار سازمانی، ممکن است نیاز به تغییر شرح وظایف کارکنان نیز باشد.
نکات مهم در تدوین شرح شغل
در این بخش به بررسی نکات مهم در تدوین شرح وظایف می پردازیم:
1. عنوان شغل را مشخص کنید
The job title should accurately and clearly reflect the nature and duties of the job. For example, “Sales Specialist” is a more appropriate job title than “Salesperson.”
2. هدف شغلی را تعریف کنید
The job purpose should briefly state the reason for the job’s existence and its role in the organization. For example, the job purpose of a “Sales Specialist” could be “increasing the sales of the company’s products.”
3. وظایف شغلی اصلی را شرح دهید
The main duties of the job should be described accurately and in detail. It is better to categorize tasks as daily, weekly, and periodic. For example, for the job of “Sales Specialist”, the following tasks can be mentioned:
- وظایف روزانه: پاسخگویی به تماس ها و ایمیل های مشتریان، ثبت سفارش و پیگیری آنها
- وظایف هفتگی: تهیه گزارش فروش هفتگی، حضور در جلسات فروش
- وظایف دوره ای: بازدید از مشتریان، شرکت در نمایشگاه ها
4. مسئولیت ها را شرح دهید
The responsibilities of the job should be described clearly and in detail. For example, for the job of “Sales Specialist”, the following responsibilities can be mentioned:
- Responsibility for the sale of the company’s products
- مسئولیت رضایت مشتری
- مسئولیت رعایت اخلاق حرفه ای
5. انتظارات را بیان کنید
Expectations of employees in this job should be clearly stated. For example, for the job of “Sales Specialist”, the following expectations can be mentioned:
- داشتن روحیه کار تیمی
- داشتن مهارت های ارتباطی قوی
- داشتن توانایی کار تحت فشار
6. صلاحیت ها را تعیین کنید
The qualifications for the job, including the required education, skills, experience, and personality traits, should be clearly specified. For example, for the job of “Sales Specialist”, the following qualifications can be mentioned:
- تحصیلات: Bachelor’s degree in management or marketing
- مهارت ها: مهارت های ارتباطی قوی، مهارت های فروش و مذاکره
- تجربه: حداقل دو سال سابقه کار در زمینه فروش
- ویژگی های شخصیتی: برون گرا، پرانرژی، با اعتماد به نفس
7. از یک قالب استاندارد استفاده کنید
از یک قالب استاندارد برای نوشتن شرح شغل استفاده کنید. این به خوانایی و درک بهتر شرح وظایف کمک می کند. برای تهیه شرح وظایف می توانید از نرم افزارهای مختلفی استفاده کنید.
نقش شرح شغل در ارزیابی عملکرد کارکنان
شرح شغل علاوه بر نقشی که در جذب و استخدام کارکنان دارد، به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان نیز استفاده می شود. بر اساس وظایف و مسئولیت های مشخص شده در شرح وظایف، می توان شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را برای هر یک از کارکنان تعیین کرد و عملکرد آنها را بر اساس این شاخص ها ارزیابی کرد.
همراستایی توضیحات شغل با استراتژی سازمانی
The job description should be aligned with the organization’s goals and strategies. In other words, the tasks and responsibilities of each employee should be in line with achieving the organization’s goals. For example, if the organization’s goal is to increase market share, the job description of the sales department employees should be such that it helps achieve this goal.
اهمیت شرح شغل برای کارکنان فعلی
شرح شغل نه تنها برای کارمندان جدید، بلکه برای کارکنان فعلی نیز مفید است. شرح شغل به کارکنان فعلی کمک می کند تا درک بهتری از نقش ها و مسئولیت های خود داشته باشند و همچنین تقسیم کار را بهبود بخشند و کارایی سازمانی را افزایش دهند.
کاهش خطرات قانونی با استفاده از شرح شغل
شرح وظایف می تواند در کاهش خطرات قانونی برای سازمان موثر باشد. با تعیین دقیق وظایف و مسئولیت ها در شرح وظایف می توان از شکایات و دعاوی مربوط به تبعیض و نقض قوانین کار جلوگیری کرد.
نوشتن شرح شغل: یک فرآیند پویا
نوشتن شرح شغل فرآیندی پویا است و باید دائماً بررسی و به روز شود. عوامل مختلفی مانند تغییرات تکنولوژیک، بازخورد کارکنان و تغییرات در ساختار سازمانی می توانند بر این فرآیند تأثیر بگذارند.
نتیجه
تهیه شرح وظایف برای کارکنان یکی از مهمترین وظایف مدیران منابع انسانی است. شرح وظایف دقیق و کامل به کارکنان کمک می کند تا وظایف و مسئولیت های خود را به طور کامل درک کنند و عملکرد موثرتری داشته باشند. همچنین شرح وظایف نقش مهمی در جذب و استخدام کارکنان مناسب، ارزیابی عملکرد کارکنان و کاهش خطرات قانونی برای سازمان دارد. با رعایت نکات ذکر شده در این مقاله و بررسی و به روز رسانی منظم شرح وظایف، می توانید شرح وظایف موثری را برای کارکنان خود ایجاد کرده و به بهبود عملکرد سازمان خود کمک کنید.